A organização de eventos é uma área de atuação que exige muito jogo de cintura de seus profissionais ou mesmo de amadores que se arriscam nela. Há pormenores que devem ser levados em consideração para que tudo saia da melhor maneira possível, até mesmo quando se trata de ocasiões mais informais, como uma festa surpresa para um amigo ou um aniversário de um ente querido.
A falta de experiência, por sua vez, pode acabar prejudicando o andamento da produção ou render muitos imprevistos, capazes de transformar o seu evento um grande fiasco ou, pelo menos, render grandes dores de cabeça.
Se não tem experiência e precisa organizar um evento, não se preocupe. Nós vamos deixar você por dentro de tudo o que precisa saber e ainda vamos dar dicas específicas para eventos empresariais e de fim de ano. É só continuar lendo nosso post e descobrir cada etapa que vai precisar cumprir para ter uma produção inesquecível!
1. Passo a passo para organizar um evento
Um evento começa a ser organizado muito antes do dia da realização. Quanto maior for a produção, mais tempo será necessário para deixar tudo nos conformes. Da mesma forma, o porte também vai definir a quantidade de pessoas e o orçamento necessário para dar conta de todas as atividades. Sendo assim, você pode ver que cada uma das etapas da organização de eventos é interdependente de outras e, então, todas são muito essenciais.
Para ajudar a entender quais são as principais etapas da organização de um evento, nós fizemos uma lista abaixo, explicando como você deve lidar com cada uma delas. Confira!
1.1 Objetivo
Um dos primeiros passos para quem está organizando um evento é definir quais são os objetivos. Dessa forma, você pode utilizá-los como um norte para guiar todo o processo de produção, que vai se adequar para atingi-lo, e evitar que a equipe de organização se perca no meio do caminho.
Assim, por exemplo, se o objetivo final é lançar um produto, você tem condições de concentrar todos os esforços em torno dele, criando as estratégias mais eficientes para que o lançamento seja um sucesso.
1.2 Planejamento
O planejamento é uma parte fundamental da organização, pois é ele quem vai estabelecer as ações necessárias para fazer o evento acontecer. Nesta etapa, é preciso colocar no papel todas as atividades que estão previstas para o processo de produção e dividir as tarefas entre os membros da equipe ao longo do tempo disponível.
Para facilitar esta etapa, você pode se valer de aplicativos como o Google Agenda, que permite estabelecer metas a cumprir, ou o Trello, que apresenta as atividades em colunas e facilita a visualização das pendências. Assim, é possível utilizar a tecnologia ao seu favor, otimizando o trabalho da equipe de organização.
1.3 Orçamento
O pior pesadelo de qualquer produtor de eventos é o perigo de terminar a organização no vermelho, e isso é algo muito comum entre as pessoas que não têm experiência na área. Por isso, fique muito atento à definição do orçamento para não correr esse risco.
O ideal é fazer uma estimativa de arrecadação antes mesmo de iniciar a produção. Se seu evento depende da venda de ingressos, tente calcular uma previsão da quantidade de participantes para ter uma noção da verba que estará disponível. Se uma empresa está patrocinando o evento, conheça os valores que serão disponibilizados.
Fazendo isso, você tem a possibilidade de adaptar todos os gastos ao orçamento estabelecido previamente, de modo que não ultrapasse o limite. Em caso de verba curta, os gastos devem se restringir às demandas essenciais, e coisas supérfluas devem ser deixadas de lado. Do contrário, pode-se apostar em inovações e em uma produção mais robusta.
1.4 Imprevistos
Mesmo os profissionais mais experientes se deparam com imprevistos no meio da organização de eventos, principalmente em relação aos fornecedores, que podem atrasar o trabalho ou até mesmo não comparecer. Saiba, então, que o problema não são os imprevistos em si, mas sim a incapacidade de resolvê-los de maneira rápida e eficiente.
Por causa disso, algumas características essenciais para produtores são a calma, o foco e a capacidade de dialogar para superar quaisquer incidentes que se coloquem no caminho. Sem isso, você pode cair no desespero e atrapalhar o andamento de seu próprio trabalho.
1.5 Infraestrutura
Um bom evento depende de uma boa infraestrutura, tanto para estar em funcionamento quanto para receber bem o público, atendendo às suas necessidades básicas e, às vezes, indo além. Nesse sentido, uma questão que deve ser pensada é a própria estrutura do local da realização do evento.
O tamanho e o mobiliário devem ser suficientes para comportar os participantes, por isso fique atento à quantidade prevista de pessoas. A acessibilidade e a higienização dos banheiros também são coisas a se preocupar para garantir o bem-estar de todos.
Além disso, verifique quais equipamentos serão necessários e conte com os melhores fornecedores possíveis. Considere utilizar soluções inovadoras, que servem como um diferencial para o seu evento. A projeção mapeada, por exemplo, é uma excelente forma de dar um toque de originalidade e chamar a atenção de seus convidados.
1.6 Divulgação
Todo evento precisa de uma boa comunicação para garantir que o público-alvo vai ter conhecimento da realização e vai se sentir atraído para participar. Para tanto, é fundamental ter boas estratégias de divulgação, que nós explicamos como podem ser feitas abaixo.
1.6.1 Conheça seu público-alvo
O primeiro passo para uma divulgação de evento ser eficiente é conhecer bem o seu público-alvo. Assim, é possível adaptar a linguagem e os meios de comunicação utilizados de modo a estabelecer uma comunicação eficaz com essas pessoas. Para isso, você pode criar um tipo ideal e tentar adequar todo o material gráfico para chamar a atenção.
Dessa forma, quem está produzindo um evento para um público jovem e universitário pode utilizar uma linguagem informal em meios de comunicação como redes sociais. Já os eventos formais, organizados para um público executivo de meia-idade, merecem uma linguagem mais formal e o uso de meios tradicionais, como e-mail ou até mesmo a televisão, o que depende do alcance que você pretende garantir.
1.6.2 Invista em materiais gráficos
Um bom material gráfico pode ser a chave do sucesso para a sua comunicação. Por isso, invista em um design atraente para atrair participantes ao seu evento. O ideal é utilizar cores que tenham a ver com o tema do evento ou com a empresa promotora, a fim de estabelecer uma identidade visual coerente.
Para os eventos que prezam pelo uso da tecnologia, uma ideia é usar recursos como a realidade virtual, que estimulam a interação do público com as plataformas digitais do evento.
1.6.3 Escolha as plataformas de divulgação
As plataformas de divulgação serão os meios pelos quais as informações vão chegar até sua audiência. Sabendo disso, elas devem ser selecionadas de maneira estratégica, visando alcançar o maior número de indivíduos. Como já foi dito mais acima, essa escolha deve ser feita pensando em quem são as pessoas que formam o público-alvo e quais são os meios mais eficientes para atingi-las.
As redes sociais são excelentes meios de divulgação, já que possibilitam alcançar um grande número de pessoas com um custo muito baixo, já que as publicações patrocinadas têm valores abaixo da mídia tradicional. Outras opções mais convencionais são televisão, rádio, jornal impresso e panfletos, que são formas de atingir um público que está fora do mundo digital, especialmente os mais velhos.
1.7 Fornecedores
Os fornecedores são responsáveis por questões cruciais para o sucesso de seu evento, que vão desde o aluguel de equipamentos até o buffet e a recepção de seus convidados. Por causa disso, você deve escolher cada um deles a dedo, focando na qualidade do serviço e adaptação às suas necessidades.
Para fazer a seleção, você pode aproveitar as redes sociais a fim de conferir a avaliação de clientes anteriores. Assim, é possível identificar problemas recorrentes e os pontos positivos das empresas. Outra ideia é pedir recomendações a colegas produtores de evento que costumam trabalhar com o tipo de empresa que seu evento necessita.
Além disso, fique atento às condições expostas no contrato, em relação às formas de pagamento, prazos de entrega e política de cancelamento. Dessa maneira, você conhece o modo de trabalho dos fornecedores e evita dores de cabeça.
2. Dicas de como organizar um evento empresarial de sucesso
O evento empresarial lida com questões muito parecidas com as de qualquer outro evento, porém os produtores têm em suas mãos uma missão de mais responsabilidade por estar vinculado à imagem de uma empresa.
Eventos empresariais de sucesso podem ser um ponto de virada para a marca melhorar seu posicionamento no mercado e sair na frente de suas concorrentes, mas os “eventos fiasco” são capazes de manchar seus negócios.
Esses eventos podem ser voltados para o público interno, como confraternizações, treinamentos ou um café da manhã na empresa, ou para o público externo, como feiras ou lançamentos de produtos e serviços. Para cada um deles, há demandas diferentes.
Se você quer caprichar num evento empresarial, confira as dicas que nós damos abaixo.
2.1 Ter uma equipe responsável
Ninguém consegue dar conta de organizar um evento sozinho, principalmente quando se trata de um evento empresarial, que costuma receber um público grande e exigente. Por conta disso, escolha uma equipe com integrantes experientes e responsáveis, pois eles serão seu braço direito durante a organização.
Nesse sentido, é muito importante saber como distribuir as atividades entre os membros da equipe. O ideal é conhecer os talentos pessoais para aproveitá-los durante a organização. Pessoas com perfil de liderança ficam responsáveis por coordenar grupos, por exemplo, enquanto quem tem talentos manuais pode se responsabilizar pela decoração ou até mesmo pelos materiais gráficos.
Por fim, estabeleça prazos rígidos para o cumprimento das tarefas e mantenha todo o grupo em contato com o objetivo de evitar problemas de comunicação. Para isso, você pode se valer de aplicativos de mensagem instantânea, como o WhatsApp, que permitem manter contato a todo o momento para atualizar o andamento das atividades.
2.2 Escolher uma boa data e local adequado
A data do evento deve ser escolhida de maneira estratégica, pensando no tempo disponível para dar conta da organização e na disponibilidade dos convidados. Para eventos pequenos, como treinamentos para os colaboradores, o ideal é iniciar a organização com pelo menos um mês de antecedência. Os grandes, por sua vez, merecem mais atenção e podem levar até um ano, como é o caso de feiras e festivais.
Já o local deve ser selecionado pensando nas necessidades estruturais do evento e dos convidados. O tamanho deve ser suficiente para comportar o público com conforto, e o espaço deve ser de fácil acesso para favorecer a locomoção. Assim, busque locações centrais e com disponibilidade de transportes coletivos no entorno.
Em caso de treinamentos e cursos voltados para funcionários, dê preferências a espaços como auditórios ou até mesmo salas de aula. Já as festas e feiras necessitam de mais espaço, e você pode optar por centros de convenções ou salões de festa.
2.3 Inovar
Para atrair a atenção de seu público e apresentar diferenciais em relação a outras empresas, você pode pesquisar inovações para aplicar em seu evento. Todos os anos, o mercado lança novidades que enriquecem as produções e tornam a realização inesquecível.
O uso de aplicativos exclusivos, por exemplo, é uma excelente aposta para os dias de hoje. Com eles, você pode disponibilizar todas as informações sobre programação, local, horários e convidados sem precisar utilizar material impresso para isso.
2.4 Definir o orçamento
A empresa deve ficar a par dos gastos necessários para a produção e autorizar ou não a liberação da verba. Sabendo disso, faça uma pesquisa prévia entre os fornecedores para apresentar um orçamento médio durante a reunião de planejamento. A dica é ter pelo menos três propostas diferentes para que os contratantes possam escolher a que mais se aproxima das suas possibilidades.
2.5 Focar nos objetivos
Ao solicitar a organização de um evento, a empresa deve informar quais são os objetivos finais para que a equipe se concentre em atingi-los. No caso das confraternizações, o foco geralmente é na integração da equipe e, por isso, você deve pensar o projeto do evento incluindo atividades em conjunto e atrações divertidas. Já os cursos profissionalizantes merecem uma produção mais formal, com disponibilização de materiais impressos e digitais para facilitar o acesso aos conteúdos.
2.6 Planejar a divulgação
Seus convidados precisam estar a par do evento com antecedência para garantir presença no dia de realização. Por causa disso, planeje qual o melhor meio para estabelecer um primeiro contato, informando, pelo menos, data e local. Para o público interno da empresa, algumas opções são os boletins ou e-mails. Já os eventos com público-alvo mais amplo podem utilizar os meios tradicionais, como rádio, televisão e jornais impressos.
3. Dicas para fazer uma festa de fim de ano
O ano está chegando ao fim e, com isso, chegam também as festas de confraternização para comemorar com amigos, familiares e colegas de trabalho enquanto aguardam a virada do ano. Se você pretende organizar uma festa de fim de ano, confira nossas dicas imperdíveis abaixo!
3.1 Decoração
A decoração de sua festa deve ser coerente com a temática do fim de ano. Esse tipo de comemoração pede tons claros, em especial o branco, o dourado e o prateado — são cores que simbolizam a paz, a prosperidade e os bons desejos para um novo ano que se inicia.
Essa deve ser a paleta usada nos objetos maiores e em toalhas de mesa, cadeiras, nos itens que mais chamem a atenção. Outras cores, também claras, podem ser usadas com mais reserva em objetos menores.
No caso da decoração natalina, especificamente, o vermelho é bem-vindo para dar toques especiais. Além disso, elementos como bonecos do Papai Noel, árvores de natal, luzinhas e sinos servem como ornamentos para o ambiente.
3.2 Cardápio
Se o seu evento envolve boa comida, seguir o cardápio clássico do réveillon é uma excelente ideia, em especial pelo valor simbólico que ele carrega. Frutas, em especial as uvas, e vegetais, como a lentilha, são tradicionais e têm nessa data mensagem de renovação e fartura. Peixe e arroz também devem ser prioridade.
Já para as bebidas, os espumantes, como o champanhe e os vinhos frisantes, são elementos essenciais para a hora da virada do ano. Não deixe de estocar bem para servir a todos. Mas é essencial também contar com sucos, água e refrigerantes para atender aos que não bebem álcool e às crianças que possam comparecer.
3.3 Convidados
Esse é o fator que vai definir o estilo da festa que você vai produzir. É importante considerar a média da idade do público previsto, o número de pessoas que devem comparecer, que tipo de atrações agradariam ao geral do grupo, quais as bebidas e a comida a oferecer. Em resumo, deve-se traçar um perfil de público-alvo e buscar alinhar a festa para atender o melhor possível às suas demandas.
3.4 Presentes
A distribuição de presentes é uma tradição de fim de ano, tanto nas comemorações de Natal quanto nos amigos secretos realizados nas confraternizações. Por isso, não deixe essa prática de lado e garanta a diversão de seus convidados.
Para evitar a desorganização durante a troca dos presentes, uma dica é criar uma dinâmica estabelecendo uma ordem de distribuição. No caso das festas mais intimistas, para amigos e familiares, você ainda pode propor o bom e velho amigo secreto, que garante que todos vão ganhar presentes e ainda é uma excelente brincadeira para integrar todos os convidados.
3.5 Divulgação
A divulgação é parte essencial de uma festa de fim de ano bem-sucedida. Dessa forma, não vale a pena economizar nesse quesito: faça peças para espalhar pelas redes sociais como o Facebook, Instagram e Twitter. Vale a pena dar atenção especial a imagens chamativas com as informações básicas sobre a festa, como local, horário de início do evento e contatos da organização para quem quiser saber mais.
Também vale a pena distribuir esse material em bares e locais de entretenimento, como bares e boates ou outros estabelecimentos voltados ao público-alvo, caso sua festa seja aberta.
Para as festas mais restritas ao seu círculo de amizade, dê preferência ao contato mais direto. Você pode apostar nas mensagens de WhatsApp ou mesmo nas clássicas ligações de telefone para fazer o convite.
4. Entenda como a vaquinha online pode ajudar o seu evento
Para garantir a sua organização de eventos, é preciso assegurar o financiamento. Nessa etapa, uma ferramenta importante pode ser os sites de crowdfunding, ou financiamento coletivo, conhecidos também no Brasil como vaquinha online.
Essas plataformas são especializadas na captação de fundos para a realização de projetos. Depois de elaborada uma determinada iniciativa, basta criar uma página a fim de começar a solicitar doações dos interessados. Para gerar interesse, oferecem-se contrapartidas como compensação para os doadores.
Nesse caso, é possível ser um acesso antecipado ao evento ou ainda benefícios exclusivos ao participante. Essas benesses variam desde conversas pessoais com personalidades envolvidas no campo específico a que o evento se dedica, à possibilidade de ter voz ativa na elaboração de um produto ou mesmo acesso a versões especiais.
Há ainda a possibilidade de oferecer brindes, conhecidos como “stretch goals”, que podem ser prometidos ao atingir certa quantia de financiamento. Esses podem variar desde o convite de outros palestrantes ou mais produtos enviados gratuitamente como cortesia aos doadores.
Existem diversos sites que oferecem opções para essa forma de economia coletiva, que demonstra grande potencial de crescimento para o futuro próximo. Seu caráter colaborativo ajuda a atrair a atenção de possíveis doadores para seu evento corporativo, ao oferecer um modelo inovador de financiamento de projetos que propicia uma maior credibilidade e relações mais horizontais entre as partes envolvidas.
No quesito confiança, as plataformas de vaquinha online são equipadas com esquemas de proteção avançados, que garantem segurança aos doadores e aos realizadores. As exigências de transparência por parte de quem pede contribuições são contrabalanceadas com a atuação da equipe de análise de fraudes. Ela garante que todas as transações sejam legítimas e que nenhuma das partes seja prejudicada.
Para além disso, seja pela infraestrutura digital blindada, pelos certificados de segurança ou pelas parcerias com empresas de reputação no mercado, empresas como a Abacashi oferecem o que há de melhor para você financiar e viabilizar a realização do seu evento.
Como você pode ver, existem diferentes tipos de evento e cada um deles exige atenções distintas por parte da equipe que está produzindo. Um casamento, por exemplo, tem necessidades diferentes de uma festa de aniversário, que também diferem bastante de um evento empresarial. Assim, é fundamental conhecer as particularidades do evento no qual se está trabalhando para garantir um trabalho adequado e bem-feito.
Além disso, as tecnologias podem ser suas principais aliadas para ajudar a otimizar desde o início do planejamento até o momento da pós-produção, quando muitas vezes é preciso elaborar relatórios ou fazer levantamento de pontos positivos e negativos. Por causa disso, é muito importante se manter atualizado para conhecer quais são as novidades nessa área e qual a melhor maneira de aplicá-las.
E agora que você já sabe como fazer a organização de eventos e como a vaquinha online pode ser útil nesse processo, conheça a plataforma Abacashi, que trabalha com as menores taxas de operação da internet e pode ajudar seu projeto a sair do papel.
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