O guia completo para organizar uma viagem de formatura

Com tantas preocupações acadêmicas (finalizar a matéria acumulada, enfrentar semanas de provas, apresentar seminários, fazer escolhas decisivas par a carreira etc.), a viagem de formatura representa um grande respiro para qualquer estudante. É uma pausa na rotina cansativa para se divertir com os amigos e comemorar o fim de um ciclo e o início de outro.

Depois da graduação, é comum que os amigos, antes tão próximos, tomem seus próprios rumos e acabem se afastando uns dos outros. Por isso, viajar em grupo é uma ótima forma de reforçar laços e se despedir melhor de grandes companhias. Além disso, todos sairão mais preparados para encarar os desafios que estão por vir.

O significado de uma formatura é muito mais que a entrega do diploma: simboliza o começo de uma nova etapa na vida de todos os formandos. Por se tratar de um acontecimento tão importante, a viagem de formatura precisa ser muito bem planejada para que tudo ocorra tranquilamente e o momento de alegria não se transforme em uma ocasião cheia de aborrecimentos.

Se você está se preparando para organizar a viagem de formatura da sua turma, acompanhe este conteúdo: aqui, você verá tudo o que precisa saber para planejar uma excursão inesquecível. Por isso, papel e caneta na mão. Boa leitura!

Inicie os preparativos o quanto antes

Como apontamos, o planejamento para a viagem deve começar com muita antecedência. Afinal, são muitos os detalhes que precisam de atenção, e tentar conciliá-los em cima da hora só prejudicará a experiência de todos. Quanto mais cedo o planejamento for feito, mais tranquilos serão os dias que antecedem a viagem.

Não existe um prazo preestabelecido, mas o ideal é que os pacotes de viagem em grupos sejam contratados pelo menos 1 ano antes da data marcada. Então, comece separando as melhores ofertas de agências. Investigue quais são os serviços oferecidos e a qualidade de cada um.

Filtre as empresas mais conhecidas e que contam com maior credibilidade no mercado. Avalie relatos de quem já usufruiu dos serviços e descubra quais apresentam o melhor atendimento. Essa pesquisa é fundamental para evitar transtornos e garantir uma ótima experiência com o passeio.

Quando falamos de viagens de formatura, é importante entender que cada passeio tem suas particularidades. Mesmo as atrações semelhantes diferem bastante entre si. Há opções para todos os gostos, desde aquelas mais focadas em atividades radicais até os com paisagens paradisíacas. Portanto, não poupe tempo e avalie cautelosamente todas as opções disponíveis.

Forme uma comissão de formatura

O segundo passo é montar uma comissão de formatura. Planejar um evento desse tipo requer muitas responsabilidades: entrar em contato com as agências, lidar com o dinheiro arrecadado etc. Por isso, o melhor a se fazer é reunir um pequeno grupo e distribuir tais funções.

Para que ninguém fique sobrecarregado, a recomendação é que a equipe seja composta de 8 a 10 participantes. Procure saber com os seus colegas quem deseja fazer parte da comissão organizadora. Feito isso, determine as obrigações de cada membro: quem será o presidente, quem cuidará da parte financeira, quem pesquisará os preços e entrará em contato com as companhias de viagem etc.

Todas essas informações precisam estar muito bem organizadas — a planilha é sempre uma boa sugestão. As decisões tomadas devem ser registradas, sobretudo em relação aos dados de orçamento e gastos. Aproveite as habilidades de cada membro da equipe: quem é mais metódico e responsável pode cuidar de documentos, passagens, ingressos e assim por diante.

Quem tem mais facilidade para se comunicar publicamente pode ficar responsável por apresentar para a turma tudo o que foi decidido em reunião — com o intuito de manter a ordem durante as apresentações, é importante que uma pessoa seja responsável por isso.

Verifique quantos alunos estão interessados em participar da viagem

Depois que a comissão de formatura estiver montada, é hora de se apresentar aos outros formandos, explicar as ideias abordadas e descobrir quem deseja participar da viagem. Nem todos terão condições financeiras para bancar as despesas necessárias e outros podem simplesmente não querer participar, portanto, é preciso saber o número exato de pessoas confirmadas para a viagem de formatura.

Nesta etapa, é dever da comissão informar aos interessados os meios escolhidos para levantar fundos para a viagem — vaquinha online, mensalidade etc. —, além de disponibilizar uma forma de consulta pública do fluxo de caixa para que todos os envolvidos possam acompanhar o progresso da arrecadação.

Vale ressaltar que, quanto menor o grupo de viagem, maior será a taxa a ser paga por cada um. Portanto, caso isso aconteça, talvez seja interessante procurar métodos para ajudar nas despesas daqueles que desejam participar do passeio, mas possuem limitações financeiras. Nesse caso, o ideal é arrecadar o montante necessário e não cobrar uma mensalidade individual.

A satisfação com o resultado das discussões é maior quando todos participam ativamente, fornecendo ideias e sugestões. Então, para organizar a viagem com a turma de maneira eficiente, é necessário o envolvimento de todos os interessados.

Comece a procura pelos fornecedores de pacotes de turismo

Com o número exato de formandos participantes da viagem em mãos, chega o momento de entrar em contato com as agências de viagens para escolher o melhor pacote de turismo. A grande vantagem dessas agências são suas ofertas atrativas, que incluem hospedagem e outros serviços por um preço mais em conta. Dependendo do período da viagem, é possível conseguir excelentes descontos na hora do pagamento.

Contudo, alguns cuidados precisam ser tomados. Ao conversar com uma companhia, tire todas as dúvidas possíveis. As propostas devem ser claras e concisas para eliminar a possibilidade de desentendimentos. Perguntas como o custeamento da estadia, transporte para excursões, descontos para pagamentos à vista e período da viagem não devem ser deixadas de lado. Tudo deve ser analisado com muita calma pela comissão, e só depois as opções devem ser divulgadas para o restante da turma.

Além disso, antes de assinar qualquer contrato, faça uma pesquisa mais detalhada e procure saber os antecedentes da empresa escolhida. Verifique se há processos judiciais, reclamações no Procon, avaliações negativas de usuários antigos, entre outras informações que garantem a confiabilidade da instituição.

Escolha o destino da viagem

Chegamos a um dos estágios mais importantes da organização de uma viagem de formatura: a escolha do destino. Normalmente, é possível consultar as agências de viagens e conseguir sugestões, já que essas empresas estão habituadas a oferecer pacotes de viagens estudantis. De todo modo, é importante que a comissão estude cada proposta e destino.

Para isso, é indispensável debater ideias de locais com restante da turma e selecionar os mais adequados com base na infraestrutura fornecida. O lugar poderá comportar um grande grupo de pessoas? Ele é seguro, bem ventilado e tem atendimentos de emergência? O acesso é fácil e as condições de higiene são aceitáveis? Todas essas questões devem ser consideradas antes da decisão final.

Além desses fatores, o clima também deve ser levado em conta na hora de escolher. Nos meses do verão, as localidades litorâneas costumam receber muita gente de férias, portanto, os preços de passagem e hospedagem aumentam bastante. Portanto, o melhor é sempre pesquisar pelo destino que oferecerá o melhor custo-benefício.

Para facilitar ainda mais, aqui vai uma dica: os lugares mais populares entre os estudantes são aqueles que unem atividades ao ar livre, como praias e cachoeiras, e atrações urbanas, como shows e baladas. Assim, todos se divertem na viagem de formatura!

Quando a viagem é para fora do país

Quando a viagem é internacional, existem alguns cuidados específicos a serem considerados. Abaixo, explicamos cada um:

Passaporte

Esse é o documento indispensável para viagens internacionais. Além disso, ter o passaporte em mãos ajudará a passar em processos de imigração mais exigentes, como acontece nos Estados Unidos e em algumas nações da Europa. A Polícia Federal é a responsável pela emissão desse documento no Brasil, e o pedido deve ser feito de maneira online. A taxa de emissão custa R$ 257,25, e o comprovante de pagamento deve ser apresentado junto ao restante dos documentos necessários.

Visto

Boa parte dos países não exige o visto para brasileiros, por causa de determinados acordos internacionais. Mas até embarcar será difícil sem o visto em muitos casos. Para viagens aos Estados Unidos, por exemplo, é necessário levar o visto para o processo de imigração.

Caso haja intenção da turma em marcar a viagem de formatura para a terra do Tio Sam, é preciso saber que o visto deve ser obtido por meio do Consulado Americano no Brasil, localizado em algumas cidades brasileiras: Brasília, São Paulo, Rio de Janeiro, Porto Alegre e Recife. A taxa cobrada custa R$160. Na entrevista, é necessário preencher um formulário e apresentar o visto junto a outros documentos exigidos.

Câmbio

Em caso de viagens internacionais, não se pode deixar de pesquisar a moeda principal do destino, além de conhecer o custo de vida do país para saber quanto é preciso levar e não passar por problemas. O ideal é sempre guardar um valor em dólar, moeda aceita em diversos países do globo e, portanto, que pode ajudar os viajantes em situações emergenciais.

O seu grupo de viagem pode seguir a seguinte estratégia para garantir uma economia: chegar ao aeroporto com antecedência e com o câmbio realizado. Dessa forma, é possível conseguir as melhores negociações, principalmente se a moeda do país de destino estiver valendo mais que o real, como o Dólar e o Euro.

Seguro de viagem

Para poder lidar com acidentes, o seguro de viagem é indispensável. Mesmo que ele não seja obrigatório para o destino escolhido, esse documento servirá de proteção em casos de bagagem extraviada ou um acidente que exija atendimento médico. Portanto, não poupe tempo e se junte com os outros membros da comissão organizadora para pesquisar os planos de seguro de viagem.

CIVP

Tratando-se de atendimento médico, o Certificado Internacional de Vacinação ou Profilaxia (CIVP) é outro documento que protegerá os viajantes, principalmente se o passeio for internacional. Esse documento é uma carteira de vacina que serve para comprovar a total imunidade do viajante em relação a doenças contagiosas e passíveis de epidemias.

Para obter o CIVP, é necessário tomar as vacinas e guardar o comprovante. Feito isso, basta se deslocar a um Centro de Orientação para a Saúde do Viajante e solicitar a sua emissão.

A ausência do CIVP pode representar o cancelamento da viagem para países que exigem esse documento. Portanto, verifique o período mínimo de imunização das doenças. No caso da Febre amarela, por exemplo, o tempo é de 10 dias.

Escolha a data da viagem

Decidido o destino do passeio, o próximo passo é determinar o dia em que todos embarcarão nessa jornada. Normalmente, a tendência é marcar a viagem para logo após a formatura. Contudo, a maioria dessas cerimônias costumam acontecer no fim do ano — período tumultuado para viagens devido às festas de Natal e Ano Novo. Portanto, o recomendado é antecipar ou adiar o passeio.

Além das festas de final de ano, os fins de semana e feriados também devem ser evitados. O período entre sexta-feira e o domingo são os dias mais escolhidos pelas pessoas para viajar, sejam turistas que querem aproveitar o fim de semana ou mesmo aqueles que precisam fazer uma viagem de negócios.

O calendário local do destino escolhido também deve ser consultado. Imagine a seguinte situação: só depois de comprar a passagem você descobre que agendou a viagem durante um feriado ou grande evento local. Os hotéis da cidade destino poderão estar cheios, os voos ou ônibus podem estar muito mais caros e a maioria dos restaurantes fechados

Para evitar esse cenário, o ideal é agendar a viagem para o primeiro trimestre do ano, durante a baixa estação, de preferência durante os dias úteis. Essa é uma maneira de conseguir tudo por um menor preço: passagens, diárias de hotéis, custos com alimentação e tours pelos pontos turísticos. Entretanto, tome cuidado para não marcar a viagem em uma data muito distante na busca por valores mais baixos. Com o passar do tempo, as chances de alguém desistir da viagem aumentam, e essa situação deve ser evitada ao máximo.

Selecione os pontos turísticos que serão visitados

Conforme citamos no outro tópico, existem destinos específicos que costumam agradar a maioria dos estudantes. Mas isso não quer dizer que os locais atrairão todas as faixas etárias; formandos do ensino médio, por exemplo, preferem visitar locais com uma programação agitada, como uma cidade litorânea e turística, por exemplo, que oferece passeios culturais e possuem uma variedade de casas de show.

Já os formandos do ensino fundamental, costumam ficar mais à vontade em resorts. Tais lugares costumam fornecer diversas atividades esportivas, destas temáticas e uma variedade de comidas e bebidas não alcoólicas. Isso dá mais segurança para os estudantes se divertirem sem a presença dos pais. Ter em mente qual programação e lugar tem mais a ver com você e sua turma é indispensável para fazer uma boa escolha.

O roteiro deve ser pensado para incluir atividades que todos gostariam de fazer. Algumas pessoas podem preferir visitar museus, outra gostaria de fazer trilhas. Há quem fique feliz em apenas visitar os pontos turísticos mais tradicionais e tirar fotos. Já outros gostarão mais de passar os dias na praia.

Também é recomendado deixar um dia livre para cada um fazer o que quiser: seja sentar tranquilo numa praça, fazer umas compras ou mesmo aproveitar as comodidades oferecidas pelo hotel. Esses detalhes não podem ser esquecidos, pois a viagem em grupo precisa ser proveitosa para toda a classe.

Faça o orçamento para definir as despesas

Decidido o destino e os locais de visitação, é chegado o momento de falar da parte financeira com a equipe. Já demos algumas dicas sobre como levantar os fundos para a viagem, mas, para isso, é necessário primeiramente elaborar os custos.

Os preços dos pacotes e de tudo o que é preciso para acomodar os participantes durante a viagem variam bastante. Os pacotes mais baratos começam em R$1.500,00 e podem chegar a R$8.000,00 por estudante, dependendo do destino e das acomodações escolhidas.

É por essa razão que os membros da comissão são tão importantes. Eles são os responsáveis por organizar essa etapa, ao escolher o melhor pacote e evitar problemas com o pagamento.

Para manter todos os dados sobre preços e despesas organizados, o ideal é criar uma planilha. Tenha o cuidado de verificar se os valores informados estão atualizados: dependendo da região, em 6 meses, a diferença da conta pode ser bem significativa. Para o seu orçamento ficar bem próximo do real, é preciso ser detalhista e fazer boas pesquisas para pegar os melhores valores.

É bom lembrar que, em alguns casos, a comissão organizadora não precisa arcar com os custos da viagem, já que terão todo o trabalho de deixar tudo pronto para todos da turma. Caso essa opção seja possível, está aí a solução para aqueles que não contam com condições financeiras para entrar no projeto, mas querem participar e têm espírito de equipe.

Faça um planejamento para arrecadar dinheiro

Outra sugestão acerca do orçamento mencionada anteriormente é elaborar meios de arrecadar a quantia necessária. Como se trata de uma solução bastante eficaz, vale detalhá-la.

O dinheiro para formatura pode ser conseguido de inúmeras maneiras: rifas, sorteios, eventos com ingressos, churrascos etc. Para facilitar a angariação dos fundos, o ideal é que a divulgação seja feita dentro da instituição de ensino. Basta conversar com o diretor ou coordenador da escola/faculdade e solicitar a permissão para começar o quanto antes a arrecadação.

Quando a opção escolhida é cobrar a mensalidade de cada participante da viagem de formatura, procure criar um fundo bancário para receber os pagamentos de cada um. Dessa forma, a equipe não terá a preocupação de coletar “dinheiro vivo”. É importante que cada aluno ou os pais do participante assine um contrato que determine o pagamento de uma multa em caso de desistência.

Vale a pena lembrar que é fundamental que se determine um pequeno grupo (de 3 ou 4 pessoas) para lidar com as questões financeiras do projeto: abertura da conta, confirmação de pagamento, acompanhamento dos valores, devolução etc. Com um grupo específico, tudo estará organizado para sanar dúvidas e dividir tarefas.

Conte com a supervisão de responsáveis

No caso de uma viagem de formatura escolar, muitos pais ainda ficam receosos em deixar os filhos fazerem uma viagem sozinhos, independentemente da idade dos formandos. Para evitar problemas e preocupações, é preciso que os responsáveis pelo planejamento do passeio verifiquem se a empresa de turismo contratada oferece uma equipe de monitores treinada e capacitada para supervisionar os jovens em todas as atividades, passeios e festas.

Considerações finais

Mesmo com todo esse planejamento, as chances de algo não sair como o previsto existem. Felizmente, aqueles que se sentirem lesados por qualquer motivo têm a quem recorrer, então é totalmente possível contornar as adversidades. Para os casos de desentendimentos financeiros com a agência contratada, por exemplo, o ideal é entrar em contato e propor uma solução amigável.

Solicitar a ajuda do Procon é a segunda opção, já que o órgão atuará como mediador e auxiliará as duas partes a encontrar uma solução para o problema. Contudo, se nada disso resolver, o último recurso é acionar a justiça, que demora um pouco mais, mas traz resultados. De qualquer maneira, é preciso entender o que causou o transtorno e, dessa forma, tomar as medidas cabíveis.

Uma viagem de formatura é a maneira perfeita de comemorar o início de uma nova etapa na vida — como a escolha da carreira profissional — e de descansar após um grande período de estudos. Além de poder respirar novos ares, a viagem é a ocasião ideal para se despedir de colegas que se afastarão para trilhar seus próprios caminhos. Por isso, utilize de tudo o que você leu neste artigo para organizar uma excursão inesquecível.

Agora que você já sabe como organizar uma viagem de colação de grau para a sua turma, não deixe de compartilhar este conteúdo nas suas redes sociais. Mostre aos seus amigos que você está por dentro do assunto e é capaz de planejar uma excelente viagem para todos!